Τα ιατρικά αρχεία καταρτίζονται συνδυάζοντας όλες τις σημειώσεις που λαμβάνονται κάθε φορά που επισκέπτεστε έναν γιατρό, κάνετε μια ένεση ή δώστε λίγο αίμα για εξέταση. Ίσως χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία για να λάβετε ορισμένες συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως το αρχείο εμβολιασμού που απαιτείται συνήθως από τους εργοδότες και τα κολέγια. Αποδεικνύεται χρήσιμο να γνωρίζετε πώς να αποκτήσετε τα ιατρικά σας αρχεία σε τέτοιες περιπτώσεις, ενώ γνωρίζετε ποιες πληροφορίες υπάρχουν σε αυτές είναι επίσης χρήσιμες όταν αναλάβετε την ιατρική σας περίθαλψη.
Τι υπάρχει στις ιατρικές σας εγγραφές;
Κάθε γιατρός που επισκέπτεστε και κάθε θεραπευτής που θα πάτε θα έχει το δικό του αρχείο με το όνομά σας πάνω σε αυτό, που περιλαμβάνει την καταγραφή κάθε ιατρικής σας επισκέψεων με πληροφορίες όπως η κατάστασή σας και η θεραπεία που παρέχεται στο παρόν.
Κάθε σημείωμα που λαμβάνει ο γιατρός και η απάντηση σε κάθε ερώτηση που δίνετε θα είναι παρούσα σε αυτά τα αρχεία. Από τις βασικές πληροφορίες όπως το όνομά σας και την ηλικία σας σε πληροφορίες όπως οι εξετάσεις που ο γιατρός σας έδωσε, οι αναφορές δοκιμών, τα συνταγογραφούμενα φάρμακα και η θεραπεία που σας έδωσε ο γιατρός ή ο γιατρός θα ήταν όλοι παρόντες στα ιατρικά σας αρχεία. Εκτός από τη σωματική υγεία, καταγράφονται επίσης θεραπείες ψυχικής υγείας. Επομένως, οι επισκέψεις σας σε θεραπευτή, αφού είδατε κάποιον να πεθάνει ή όταν οι γονείς σας έκαναν διαζύγιο, θα ήταν επίσης μέρος των ιατρικών σας αρχείων.
Πώς να πάρετε τα ιατρικά σας αρχεία
Υπάρχει μια καθορισμένη διαδικασία για να έχετε πρόσβαση στα ιατρικά σας αρχεία από το γιατρό ή το νοσοκομείο σας. Η διαδικασία μπορεί να φαίνεται λίγο περίπλοκη στην αρχή όμως αν γνωρίζετε τα βήματα που εμπλέκονται, δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα στη λήψη των αρχείων σας.
1. Συμπληρώστε ένα Έντυπο Εξουσιοδότησης
Το έντυπο εξουσιοδότησης αποτελεί νομική απαίτηση για πρόσβαση στα ιατρικά σας αρχεία. Μπορείτε να λάβετε το έντυπο εξουσιοδότησης από το τμήμα Health Information Services ή επικοινωνώντας με το διοικητικό προσωπικό του νοσοκομείου σας όπως τα περισσότερα μεγάλα νοσοκομεία που προσφέρουν αυτά τα έντυπα online. Σε περίπτωση που θέλετε τα αρχεία σας να αποσταλούν σε διαφορετικό γιατρό, θα πρέπει επίσης να δώσετε στο νοσοκομείο το πλήρες όνομα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τη διεύθυνση του ιατρού.
2. Επιλέξτε τα αρχεία σας
Με τα αρχεία να είναι πολύ μακρά, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα συγκεκριμένα τμήματα του δίσκου που θέλετε να κυκλοφορήσετε. Αν δεν γνωρίζετε ακριβώς ποιες εγγραφές θα πρέπει να έχετε πρόσβαση για να λάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες, επικοινωνήστε με το τμήμα διαχείρισης πληροφοριών υγείας του νοσοκομείου θα πρέπει να βοηθήσετε καθώς οποιοσδήποτε από τους επαγγελματίες του HIM θα σας βοηθήσει στην επιλογή των αρχείων που χρειάζεστε.
3. Επιλέξτε Μορφή
Με τα περισσότερα νοσοκομεία και κλινικές που χρησιμοποιούν τώρα ένα σύστημα καταγραφής με βάση το ηλεκτρονικό υπολογιστή, είναι πιθανό το νοσοκομείο να σας παράσχει τα ιατρικά αρχεία σε ένα DVD, USB ή να τα στείλει σε εσάς μέσω ταχυδρομείου. Ανεξάρτητα από το αν επιλέγετε τα αρχεία σε έντυπη μορφή, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω USB ή CD, θα λάβετε ένα αντίγραφο των αρχείων, καθώς τα νοσοκομεία χρειάζονται τα αρχικά αρχεία για να πληρούν τις νομικές απαιτήσεις.
4. Θυμηθείτε να φέρετε ένα αναγνωριστικό φωτογραφίας
Όταν πηγαίνετε στο νοσοκομείο για να λάβετε τα ιατρικά σας αρχεία, θα πρέπει να δείξετε στο προσωπικό του νοσοκομείου ένα δελτίο ταυτότητας (που εκδίδεται από την κυβέρνηση) προτού το προσωπικό μπορέσει να σας παραδώσει τα απαιτούμενα αρχεία. Ένα φωτογραφικό δελτίο δεν θα είναι αρκετό σε περίπτωση που θέλετε να πάρετε τα έγγραφα για λογαριασμό κάποιου άλλου επειδή το νοσοκομείο θα χρειαζόταν διάφορα άλλα νομικά έγγραφα καθώς και να μεταβιβάσει τα αρχεία ενός ατόμου σε σας για λογαριασμό τους.
Ανατρέξτε στο παρακάτω βίντεο και μάθετε τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσετε για την πρόσβαση στις ιατρικές σας πληροφορίες χωρίς καθυστερήσεις:
Περισσότερες συμβουλές για τη λήψη των ιατρικών σας αρχείων
- Θα χρειαστείτε τις υπηρεσίες μιας υπηρεσίας αντιγραφής, καθώς τα περισσότερα νοσοκομεία θέλουν να προσλάβετε κάποιον για να αποκτήσετε τα αρχεία σας.
- Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα ζητώντας από το προσωπικό του νοσοκομείου να στείλει με φαξ τις σελίδες του ιατρικού σας μητρώου σε περίπτωση που έχετε πρόσβαση σε μια συσκευή φαξ.
- Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο αφήνοντας το προσωπικό να γνωρίζει ότι θέλετε τις χειρόγραφες σημειώσεις του γιατρού καθώς και τις πληροφορίες χρέωσης (εάν το χρειάζεστε) με τα αρχεία.
- Η πρόσβαση σε πρωτότυπες ακτίνες Χ, MRI και άλλες αναφορές θα σας κοστίσει πολύ.
- Οργανώστε τα αρχεία σας είτε με ημερομηνία είτε με τύπο ρεκόρ, αφού λάβετε τα χέρια σας σε αυτά. Διατηρήστε ένα ενημερωμένο αντίγραφο ασφαλείας online καθώς και ένα μέτρο ασφάλειας.
- Για να εξοικονομήσετε κόστος, θα πρέπει να δώσετε παραμέτρους ημερομηνίας όπως την ημερομηνία από την οποία θέλετε τα αρχεία σας.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τη λήψη ιατρικών αρχείων
1. Πόσο καιρό πρέπει να περιμένω;
Τα νοσοκομεία και οι κλινικές απελευθερώνουν συνήθως τα ιατρικά αρχεία που ζητούν οι ασθενείς εντός 5-10 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της αίτησης, παρόλο που ο νόμος τους παρέχει προθεσμία 30 ημερών για την απελευθέρωση των ιατρικών αρχείων. Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, οι οργανώσεις υγειονομικής περίθαλψης λαμβάνουν εξαιρέσεις και παρέχουν τις πληροφορίες μέσα σε μια μέρα επίσης.
Εάν πρόκειται να κάνετε μια εξέταση με ένα νέο γιατρό, είναι καλύτερο να ζητήσετε τα αρχεία ένα μήνα πριν από οποιαδήποτε ραντεβού για να μείνετε ασφαλείς.
2. Θα απορριφθεί το αίτημά μου;
Ναι, η αίτηση μπορεί να απορριφθεί από τον οργανισμό υγειονομικής περίθαλψης. Ωστόσο, ο οργανισμός θα πρέπει να παράσχει έναν ισχυρό λόγο γραπτώς για την παρακράτηση των πληροφοριών ή την απόρριψη της αίτησης εντός 30 ημερών. Ο ασθενής έχει ακόμη το δικαίωμα να ασκήσει έφεση κατά της απόφασης, ώστε να μπορεί να επανεξεταστεί η απόφαση. Συνήθως, τα αιτήματα δεν απορρίπτονται εκτός εάν ο οργανισμός πιστεύει ότι οι ιατρικές πληροφορίες είναι πολύ ευαίσθητες και ενδέχεται τελικά να αποτελέσουν αιτία για βλάβη για τον ασθενή.
3. Πώς θα ωφεληθώ από τη λήψη των ιατρικών μου εγγραφών;
Έχοντας ένα αντίγραφο των ιατρικών σας αρχείων που βρίσκονται στην κατοχή σας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο φροντιστής σας διαθέτει ενημερωμένες και σωστές πληροφορίες σχετικά με το ιατρικό σας ιστορικό και τις συνθήκες. Είναι ο καλύτερος τρόπος να ενημερώσετε τον φροντιστή σας για οποιαδήποτε αξιολόγηση με την οποία δεν συμφωνείτε. Μπορείτε επίσης να βεβαιωθείτε ότι δεν σας παρέχονται θεραπείες που δεν έχετε αντιδράσει καλά ή δεν σας ζητείται να κάνετε δοκιμές που έχουν ήδη διεξαχθεί έχοντας ενημερωμένο αρχείο για το ιατρικό σας ιστορικό στη διάθεσή σας.
Αποδεικνύεται επίσης ωφέλιμη όταν αλλάζετε τους γιατρούς, καθώς οι γιατροί δεν τείνουν να παρέχουν πλήρεις πληροφορίες σε άλλους γιατρούς. Ζητώντας ένα αντίγραφο για τον εαυτό σας, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο νέος σας φροντιστής γνωρίζει τα πάντα για το ιατρικό σας ιστορικό.
4. Τι γίνεται αν υπάρχει λάθος στα ιατρικά μου αρχεία;
Εάν διαπιστώσετε ότι υπάρχουν ορισμένες αντιφάσεις στα ιατρικά σας αρχεία ή υπάρχουν κάποιες εκτιμήσεις που γνωρίζετε ότι είναι λάθος, μπορείτε να ζητήσετε να διορθωθούν. Η αίτηση θα πρέπει να γίνει δεκτή (οι αλλαγές που έγιναν) ή να απορριφθεί εντός δύο μηνών σύμφωνα με το νόμο, με τον πάροχο υγειονομικής περίθαλψης παρέχοντας ένα λόγο γραπτώς. Υπάρχουν διαφορετικές διαδικασίες σε διαφορετικές οργανώσεις υγειονομικής περίθαλψης για την πραγματοποίηση διορθώσεων σε ιατρικά αρχεία και θα πρέπει να ζητήσετε από το προσωπικό της υγειονομικής περίθαλψης τη συγκεκριμένη διαδικασία υποβολής αίτησης διόρθωσης καταγραφής.
